Regulamin

Regulamin

1.  POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Niniejszy regulamin określa zasady wynajmu sal konferencyjnych oraz sal komputerowych przez Centrum Innowacji ProLearning (zwaną dalej Centrum) dla organizatorów szkoleń  i spotkań (zwanych dalej „Organizatorem”) i obowiązuje wszystkich Organizatorów i uczestników ww. wydarzeń.
2. Centrum jest uprawnione do wynajmowania sal konferencyjnych oraz sal z komputerami mieszczących się w budynku przy ul. Wagonowej 2C/2 we Wrocławiu.
3. Centrum oferuje Organizatorom wynajem sal konferencyjnych oraz sal z komputerami wg zasad określonych w niniejszym regulaminie i w cenie według cennika wynajmu.

2. ZASADY WYNAJMU I REZERWACJI

1. Wynajem sal konferencyjnych oraz sal komputerowych może nastąpić tylko w celu zorganizowania konferencji i innych tego typu imprez i spotkań (zwanych dalej „Wydarzeniami”). Organizator nie ma prawa wynająć, podnająć, użyczyć, udostępnić  sal jak również nie może wykorzystywać w innym celu niż wskazany na rezerwacji.
2. Do wynajęcia powierzchni Centrum dochodzi poprzez zgłoszenie przez Organizatora woli wynajmu oraz potwierdzenie Rezerwacji przez Centrum.
3. Rezerwacja powierzchni Centrum dokonywana jest przez Organizatora za pomocą formularza rezerwacji dostępnego w siedzibie Centrum (ul. Wagonowa 2C/2) lub na stronie internetowej: www.prolearning.pl, zakładka „wynajem sal”.
4. Zgłoszenia rezerwacji sal konferencyjnych oraz sal z komputerami Organizator dokonuje przesyłając  fax formularza zgłoszeniowego opieczętowanego i podpisanego przez osobę podejmującą decyzje finansowe w firmie lub drogą mailową przesyłając skan wyżej wymienionego dokumentu, na numer faxu lub adres e-mali  wskazany na stronie internetowej.
5. Potwierdzenie rezerwacji dokonywane jest przez Centrum droga telefoniczną, mailową lub faksem na numer telefonu, adres e-mail lub numer  faksu wskazany przez Organizatora, najpóźniej po 3 dniach roboczych od daty zgłoszenia rezerwacji. Tylko potwierdzenie rezerwacji dokonane przez Centrum jest równoznaczne z rezerwacją podanego terminu.
6. Cena za wynajem sal konferencyjnych i sal z komputerami jest wyliczona w oparciu o stawkę za godzinę najmu konkretnej sali bądź sal. Stawki wynajmu określone są w Cenniku.
7. Rezerwacji należy dokonać:
   a) Co najmniej 14 dni przed planowaną datą wydarzenia, jeżeli Organizator wymaga usług dodatkowych, takich jak: catering, dodatkowy sprzęt multimedialny itp.
   b) Na 7 dni roboczych przed planowaną datą wydarzenia, jeżeli Organizator nie wymaga usług dodatkowych.
8. Bezkosztowe anulowanie rezerwacji i rezygnacja z zamówionych usług dodatkowych możliwe jest:
   a) nie później niż na 7 dni roboczych przed planowaną datą organizacji Wydarzenia, objętego rezerwacją, o jakiej mowa w pkt. 7 lit. a) powyżej lub
   b) nie później niż na 3 dni robocze przed planowaną datą organizacji Wydarzenia, objętego rezerwacją, o jakiej mowa w pkt 7 lit. b) powyżej.
   c) Rezygnacja musi zostać zgłoszona do Centrum  drogą telefoniczną, mailową lub faksem na numer telefonu, adres lub nr faksu wskazany na stronie internetowej www.prolearning.pl.
9. W przypadku rezygnacji w terminie późniejszym niż wskazany w pkt 8 lit a) lub b) powyżej, Centrum ma prawo obciążyć Organizatora pełnym kosztem wynajmu oraz zamówionych przez niego usług dodatkowych.
10. Opłata za sale i dodatkowe usługi zamówione przez Organizatora naliczana jest zgodnie z dokonaną przez Organizatora rezerwacją i zamówieniem, niezależnie od faktycznego i krótszego czasu wykorzystania sal wskazanego w zamówieniu oraz niezależnie od krótszego i faktycznego wykorzystania wszelkich innych usług dodatkowych zamówionych przez Organizatora. Organizator obciążany jest kosztami usług dodatkowych zgłoszonych przy rezerwacji nie zależnie czy z nich skorzystał; w szczególności dotyczy to obsługi.
11. Zwrot wynajętej przez Organizatora powierzchni i sal powinien nastąpić w ciągu 30 minut od zakończenia okresu wynajmu. W przypadku gdy Organizator nie przekaże wynajętej powierzchni w terminie wskazanym w zdaniu poprzednim, zostanie obciążony dodatkową opłatą za cały okres do rzeczywistego przekazania wynajętych powierzchni. Dodatkowa opłata będzie naliczona za każdą rozpoczętą godzinę najmu według stawki wskazanej w cenniku.
12. Płatność za wynajem sal konferencyjnych oraz sal komputerowych, jak też za usługi dodatkowe, nastąpi na podstawie faktury proforma wystawionej przez Centrum przed zaistnieniem wydarzenia. Termin płatności faktury wynosi 7 dni roboczych od daty jej wystawienia, jednak nie później niż 2 dni robocze przed terminem wskazanym w zamówieniu.

3. OBOWIĄZKI ORGANIZATORA I UCZESTNIKÓW ZDARZENIA

1. Organizator jest zobowiązany do:
   a) utrzymywania porządku i czystości w trakcie trwania Wydarzenia.
   b) usunięcia niezwłocznie wszystkich materiałów szkoleniowych, promocyjno-informacyjnych i im podobnych po zakończeniu Wydarzenia. Za wszystkie pozostawione w sali rzeczy Organizatora lub uczestników szkolenia Centrum Innowacji nie bierze odpowiedzialności, chyba że pracownik Centrum otrzyma na przechowanie rzeczy do następnego wynajmu. Zdanie cennych rzeczy musi nastąpić na recepcji.
   c) demontażu stoisk, eksponatów itp. w terminach i w czasie uzgodnionym z Centrum.
2. W przypadku, gdy charakter lub specyfika wydarzenia tego wymaga, Organizator ma obowiązek na własny koszt i we własnym zakresie zapewnić ochronę i zabezpieczenie wydarzenia. O fakcie konieczności dodatkowej ochrony Organizator zobowiązany jest niezwłocznie powiadomić Centrum i uzyskać jego pisemna zgodę.
3. Odpowiedzialność za wszelkie szkody osobowe i rzeczowe powstałe w związku z Wydarzeniem ponosi Organizator, w szczególności odnosi się to do utraty, ubytku, uszkodzenia lub zniszczenia eksponatów, odzieży wierzchniej lub innych przedmiotów Organizatora lub uczestników wydarzenia.
4. Organizator ponosi odpowiedzialność wobec Centrum za wszelkie szkody i straty wynikłe z niewłaściwego użytkowania wynajętych sal, także związane z działalnością podmiotów świadczących usługi dodatkowe, działających na zlecenie Organizatora.
5. W przypadku stwierdzenia szkody lub straty wynikłej z niewłaściwego użytkowania wynajętej powierzchni lub sal, Centrum stworzy dokumentację uszkodzenia wraz z kosztorysem napraw, następnie dokona napraw zgodnie z kosztorysem, którego kopię prześle na adres Organizatora. Organizator pokryje w całości koszty usunięcia uszkodzeń w terminie 14 dni od daty doręczenia noty obciążeniowej.

4. PRZEPISY KOŃCOWE

1. Wszelkie prace podejmowane na terenie Centrum związane z organizacja Wydarzeń imprezy (tj. montaż, demontaż urządzeń służących organizacji Wydarzenia – np. standów i stoisk reklamowych, dodatkowego oświetlenia i nagłośnienia, elementów wystroju lub wyposażenia Centrum itp.) mogą być prowadzone w uzgodnieniu z Centrum w godzinach działania Centrum Innowacji ProLearning.
2. Na terenie Centrum obowiązuje zakaz spożywania alkoholu oraz posiłków z wyjątkiem miejsc do tego wyznaczonych (np. miejsce organizacji cateringu).
3. Na terenie obiektu przy ul. Wagonowej 2 obowiązuje całkowity zakaz palenia (poza miejscami wyznaczonymi).
4. Każdy z Organizatorów może swobodnie korzystać z wynajętej powierzchni, pod warunkiem nie naruszania praw innych Organizatorów oraz nie podejmowania żadnych działań mogących naruszyć dobre imię Centrum Innowacji ProLearning.
5. Klucze do sal konferencyjnych wydawane są Organizatorowi przez przedstawiciela Centrum. Klucze powinny być oddawane przedstawicielowi Centrum niezwłocznie po zakończeniu Wydarzenia.
6. Zamawiający usługę upoważnia Centrum Innowacji ProLearning do wymieniania jego nazwy, logo na liście klientów w materiałach informacyjnych i referencyjnych CI ProLearning, w szczególności na stronie internetowej http://www.prolearning.pl
7. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu w każdym czasie.
8. Niniejszy regulamin wchodzi w życie z dniem 01. stycznia 2011r.